Descriptif :

La solution de Partage, CRM et GED pour Microsoft® Office Outlook®

Si Microsoft® Office Outlook® est un outil important pour vous, alors vous ne pouvez pas ignorer CRM for Outlook.

Ce programme ajoute de très nombreuses fonctions de CRM et de GED à Microsoft® Office Outlook® pour vous permettre de faire votre travail encore plus efficacement et plus rapidement :

• Version standard multi-utilisateurs
• Identification et enregistrement automatique des documents reçus et envoyés, des activités, des tâches et des rendez-vous en les associant aux sociétés et contacts pour faciliter l'organisation et le partage dans un groupe de travail (même sans serveur Exchange).
• Réalisation d'envois groupés de lettres et d’emails d’après vos critères.
• Simplification de l’enregistrement des données de déplacements (horaires et kilométrages).
• Amélioration de la gestion des adresses et de la classification (Groupes, codes et critères).
• Réduction du nombre d’actions nécessaires pour communiquer avec vos contacts et les importer dans Outlook.
• Utilisation d'archives personnelles ou coopération entre collègues par le biais de groupes d’archives.
• Bascule d'un simple clic entre les contacts et documents privés et ceux professionnels ou partagés à confidentiels.
• Gestion du travail hors-connexion (synchronisation entre le PC du bureau et celui du domicile)
• Recherche accélérée de documents depuis Outlook.
• Recherche possible sur toutes les caractéristiques connues des contacts.
• Établissement automatique des relations mutuelles entre les contacts et les sociétés.

Recherche de contacts :

Pour rechercher des contacts, vous disposez d'un outil simple et très efficace.
En spécifiant un groupe, vous pouvez obtenir la liste des sociétés associées à ce groupe et donc par conséquent les différents contacts de cette société.
Vous pouvez bien sur sélectionner plusieurs groupes à la fois.

Pour affiner votre recherche, utilisez les codes.
Ils vous fourniront un sous-ensemble des fiches sélectionnées par la méthode des groupes.

Si vous n'utilisez ni les groupes ni les codes, ou que vous disposiez d'une information précise sur la personne que vous recherchez, vous pouvez aussi trouver très rapidement un contact.
Indiquez par exemple le nom de cette personne puis cliquez sur [Rechercher] pour faire apparaître une ou plusieurs fiches contenant la chaîne de caractères que vous avez saisi.

Lorsque la société que vous recherchiez apparaît dans la liste des sociétés sélectionnées par la recherche que vous venez d'effectuer, cliquez sur le bouton [Ouvrir la fiche société] pour visualiser toutes les informations la concernant.
Si des contacts ont été enregistrés pour cette société, vous pouvez alors accéder à ceux ci directement en sélectionnant tout simplement la fiche des contacts.

Si votre recherche portait sur un contact précis et que celui ci figure dans la liste des contacts sélectionnés par la recherche que vous venez d'effectuer, cliquez sur le bouton [Ouvrir la fiche contact] pour visualiser tout les informations le concernant.
Si ce contact à préalablement été lié à une société, vous pouvez alors accéder à celle ci directement en sélectionnant tout simplement la fiche de société.

Archiver des e-mails :

Le formulaire d'archivage vous permet d'organiser tous vos Emails entrants et sortants.

L'archivage offre de très nombreuses fonctions simples à utiliser et qui vont vous permettre par la suite, de retrouver très rapidement les documents archivés.

Chaque Email archivé est associé à un contact, qui peut être identifié automatiquement par CRM for Outlook si son adresse Email est connue.
Les messages sont ainsi très facilement rapprochés à une personne ou à une société.

En cas de besoin, les pièces jointes à un message peuvent être désolidarisées de ce dernier, pour être archivées.
Le message quand à lui, peut être supprimé après l'archivage.
Enfin, le message archivé est identifié comme faisant partie d'un projet et éventuellement d'un sous-dossier.

Ces points sont très importants car en plus du classement efficace qu'ils permettent, ils participent à l'optimisation de l'espace de stockage requis pour la sauvegarde des messages et des pièces jointes.

Tout document archivé par CRM for Outlook est stocké dans une arborescence générée dynamiquement sur le disque choisi, et non plus comme auparavant, dans Outlook ou dans Exchange Server.

Rechercher des documents :

Pour rechercher des documents, vous disposez d'un outil simple et très efficace.
En spécifiant un projet, vous pouvez obtenir la liste des documents associés à ce projet.
Vous pouvez bien sur sélectionner plusieurs projets à la fois.

Pour affiner votre recherche, utilisez les sous-dossiers.
Ils vous fourniront un sous-ensemble des documents sélectionnés par la méthode des projets.

Vous pouvez aussi limiter la recherche aux documents enregistrés la veille mais aussi 5, 10, 15, 30, 60 ou 90 jours auparavant.
Cette recherche peut bien sur être faite à partir d'une chaîne de caractère contenue par exemple dans le sujet d'un document.

En cochant la case [Rechercher pendant la sélection], toute modification d'un critère ou du texte servant à effectuer la recherche, produira un nouveau résultat en temps réel.
Cette option peut être très pratique lorsque vous recherchez sans trop savoir quel critère précis employer.

Lorsque vous avez trouvé le document que vous recherchiez, vous pouvez l'ouvrir ou l'expédier par Email à un de vos correspondants.

Editer des fiches :

Pour gérer vos fiches de sociétés et de contacts, CRM for Outlook vous offre un outil d'édition très compact.
Dans la fiche [Société] vous choisissez la société à laquelle vous souhaitez accéder.
Dans la fiche [Contacts], vous visualiser directement les contacts de la société choisie.

La fiche [Société] regroupe toutes les informations sur la société en cours d'édition.
Ces informations sont également visibles mais non modifiables, depuis la fiche [Contacts].
Pour faciliter le classement, les sociétés sont rapprochées de groupes et de codes.
Afin de permettre de calculer simplement les frais de déplacement, la distance à la société est exprimée en kilomètres.
Cette information sera utilisée lors de la prise de rendez-vous et aussi lors de l'exportation des données de trajet vers Excel.

La fiche [Contacts] contient pour chaque contact d'une société, tous les renseignements spécifiques à une personne.
Pour faciliter la recherche des contacts, 6 champs paramétrables sont à votre disposition.
Ces champs sont ensuite cochés ou décochés, pour refléter l'état du contact vis à vis d'un paramètre (Ex: si la case à cocher [Client] est cochée, le contact est un client).

Fusionner :

Lorsque vous voulez envoyer un message à plusieurs sociétés ou contacts, mais également pour imprimer des étiquettes destinées à des enveloppes d'un mailing, vous pouvez utiliser l'outil de fusion en association avec la recherche avancée.

Pour sélectionner les fiches à utiliser, vous pouvez utiliser des filtres en cochant une des options.
Dans le cas des [Codes] et des [Groupes], une liste s'affiche dans laquelle vous pouvez choisir un ou plusieurs codes ou groupes.
Vous pouvez également effectuer une recherche textuelle, très pratique lorsque vous ne savez pas quel critère employer pour faire votre recherche.

Une fois que vous avez déterminé le liste des fiches à utiliser, choisissez le type de fusion dont vous avez besoin, indiquez les paramètres de projet et de sous-dossiers puis cliquez sur [Fusionner].
Après quelques instants, un ou plusieurs documents seront produits par CRM for Outlook, prêts à l'emploi.

Vous pouvez fabriquer vos propres modèles de document Word en utilisant les champs mis à votre disposition par CRM for Outlook.
En cliquant sur le bouton  [Afficher l'aide], vous visualisez la liste des mots clés utilisables.

Outils :

Certaines fonctions de CRM for Outlook très pratiques mais d'un usage ponctuel sont regroupées dans le menu [Outils].

Elles permettent de réaliser des exportations d'informations vers Excel, d'importer le contenu d'un dossier de contacts d'Outlook vers CRM for Outlook, de traiter des documents numérisés, de changer de jeu de paramètres, d'effectuer une maintenance de CRM for Outlook, de changer des éléments Outlook existants ou tout simplement de changer de langue.

Langues disponibles :

Français, Anglais, Hollandais, Norvégien, Portuguais

Plateforme :

Windows 95/98/ME/NT/2000/XP/2003/Vista

Logiciel requis :

Microsoft Office Outlook 2000/2002(XP)/2003

Brochure au format pdf compressé :

Tarifs :
CRM for Outlook :

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